この記事ではKPIの設計の手順と設計のコツについて説明していきます。
・ゴールから逆算するKPI設計の手順
・KPI設計のSMARTモデルとは
・ゴールに合ったKPI設計で新規事業を進めましょう
KPI設計とは最終的なゴールに向けた業務プロセスに対して、それぞれ定量的な指標を設定し、進捗を管理する方法です。この指標を使って事業が計画通りに進むように管理することで、チーム全体をゴールに導いていきます。
KPIとKGIとは
KGIは最終的なゴールに対する達成度合いを測る指標、KPIは最終的なゴールに向けた各業務プロセスの進捗度合いを測る指標です。
KGIは Key Goal Indicator の略で日本語では重要目標達成指標と訳されます。KPIは Key Performance Indicator の略で日本語では重要業績評価指標と訳されます。例えば小売業で「今期の売上1,000万円」をゴールにしてKGIを設定した場合、「今期の売上1,000万円」を達成するために必要な「来店者数」「購入率」「平均顧客単価」「新規顧客数」「リピート率」といった指標がKPIです。
KGIとKPIはロジックツリーの関係にあり、ツリーの頂点がKGI、枝分かれして広がっていく部分がKPIにあたります。
KPI設計のメリットと注意点
KPIを設計すると、ゴールまでのプロセスが明確になること、個人が目標に向けてどのようなアクションを取ればよいかが明確になること、評価基準が明確になることといったメリットがあります。これによりチーム全体がまとまりを持ちゴールに向かうことができるのです。
企業全体でKPI設計を行う場合はトップダウンで行われる場合がほとんどです。ボトムアップの場合、セクション間の整合が難しくなるためです。そのため個人へのプレッシャーが大きくなったり、考える力が育ちにくくなったりといったデメリットもあります。チーム内のコミュニケーションを頻繁にとるなどし、対策を講じておきましょう。
撤退条件の設定
新規事業の場合、事業が計画通りに進まず撤退をするということは十分にあり得ます。事前に撤退条件を設定しておくことも重要です。損失を最小限に抑えるために、どのタイミングで、どのような条件になった場合に、誰が最終的な判断を下すかを決めておきましょう。
ゴールから逆算するKPI設計の手順
KPI設計はゴールから順番に逆算をしていきます。ゴールを決めたらゴールまでのプロセスを分解して、そのプロセスの中から重要なプロセスを見つけ成果を測るための指標を設定します。
ゴールを設定する
まずゴールとなるKGIを設定します。具体的な数値を用い定量的に測れるものになっていることが重要です。ゴールが曖昧だとなんとなく動き出してなんとなく続けて目標を達成したかどうかもわからないということになりかねません。
新規事業の場合まずは事業を軌道に乗せること、黒字化させることを目標にすることが少なくありません。この目標を達成するためには損益分岐点を算出し、それに必要な売上高と費用、利益率を導き出します。そして「今期の利益率〇〇％」というふうに具体的にゴールを設定します。
ゴールまでの道のりを分解する
次にゴールを達成するためのプロセスをブレイクダウンしていきます。「今期の利益率〇〇％」というゴールに対して必要なプロセスとして、売上高を上げるためのプロセスが考えられます。
例えば営業職であれば、売上高を上げるために必要なことは商談数、商談数に必要なことはアポイント数、アポイント数に必要なことは電話の件数というふうに道のりを分解できます。また、売上高を上げるために必要なことは成約率、成約率に必要なことは成約が見込める営業機会、成約が見込める営業機会に必要なことはターゲットの絞り込みというふうに、ロジックツリー型に枝分かれさせることも可能です。
費用を抑えていくためのプロセスも、利益率というゴールに直結します。すでに既存の事業がある場合は集客や販路など新規事業とのシナジー効果が考えられるプロセスも検討すると良いでしょう。このようにゴールまでの道のりを分解していきます。ただし、KGIに影響を与えないプロセスは省きましょう。意味のないKPIになってしまい無駄が生じるためです。
成果を測る指標を設定する
分解したプロセスのうち、自分でコントロールが可能な要素、特に力を注ぐ要素をピックアップします。その要素に「〇〇までに〇〇にする」という指標を設定します。これがKPIです。営業職の例で言うと「年内に成約が見込める営業機会を〇〇件」「今月中にアポイント〇〇件」というふうにKPIを設定できるかもしれません。
新規事業の場合、KPIが予定通りに達成されないことは少なくありません。その場合ゴールへのアクションの修正が求められます。把握しやすく計測しやすい指標を設定しましょう
KPI設計のSMARTモデルとは
KPI設計のコツは目標設定のためのSMARTモデルを使うことです。SMARTモデルには5つの項目がありそれぞれの英語表記の頭文字を取り、「SMART」と呼んでいます。SMARTモデルを使うことで、だれが見ても分かりやすく、ゴールに対して意味のある目標になります。
明確性
SMARTのSは Specificです。具体的、わかりやすいという意味です。目標があいまいだと、どのようなアクションを起こせばよいかが分かりません。具体的にすることで、目標達成に向けたアクションにつながっていきます。
計量性
SMARTのMは Measurable です。計測できるという意味です。目標に数値が含まれていて定量的であれば、目標に向けて何をすればよいかが明確になります。また、目標の達成の度合いも測りやすくなり、改善や改良を加えやすくなります。「お客様にとって何度も来たくなるような店になる」ではなく「リピート率〇〇％を目指す」と表現しましょう。
現実性
SMARTのAはAchievableです。達成が可能かどうかという意味です。達成できる可能性の低い無理な目標を掲げても、メンバーに過度なプレッシャーがかかったり、モチベーションに影響したりしかねません。また、自らコントロールをしにくい要素にKPIを設定することも現実性が乏しくなる原因です。
結果思考または関連性
SMARTのRは Result-oriented または Relevant です。ゴールとKPIの関連性があることも重要な要素です。何のための目標か、目標の先に何があるのか、関連性が分かりやすくなっていることで、自分の仕事がゴールに向けて貢献できているという実感につながります。そうすることでモチベーションの維持や向上にもつながります。
適時性
SMARTのTはTime-bound です。期限を定めることも見落としてはいけません。多くの場合「いつまで」という期限がなければ、いつもの業務を優先させて「そのうちにやる」という判断になってしまいます。目標のために本当に必要なアクションにも関わらず、無意識に優先度が低くなってしまいます。期限を定めることで初めて目標と行動が繋がります。
ゴールに合ったKPI設計で新規事業を進めましょう
ここまでKPIの設計の手順とコツを紹介してきました。新規事業では特に目標管理から目が離せません。KPIの設計をして事業に臨むことで、リアルタイムで計画の進捗状況を把握し次のアクションを考えることができます。注意すべきポイントを押さえながら事業に合ったKPIを設計して新規事業を進めていきましょう。
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