Creww(クルー)が提供する「Steams（スチームス）」というサービスは、クラウド型のオープンイノベーション支援サービスのため、どんな場所にいても遠く離れている人とも共創ができるような仕組みになっていますが、「オンラインのみで完結できるか？」というと、なかなか難しい所です。
そこで私たちも、「オンラインで共創を完結できるような機能開発」を現在ゴリゴリっと進めているわけなのですが、機能だけ揃ってもなかなかうまくいかないのも現状です。
そこで今回は「オンラインでディスカッションするときに気を付けること」をSteamsで得た知見とともにご紹介していきます。
目次
| オンラインディスカッションのデメリット 解決策１：議論の可視化を行う 解決策２：質問や発言をしやすくする 解決策３：二画面使って「相手の顔を見ながら画面共有」 オンライン完結で事業開発したいよ！という方へ |
オンラインディスカッションのデメリット
オンラインディスカッションの良いところといえば「場所の制約」がないことですよね。移動をする手間や時間を省けるし、会議室を抑えるだなんてことも不要。ただ逆にやりずらいこと、デメリットも多くあったりします。これは皆さんも感じているのではないでしょうか。
– ホワイトボードなどで議論の可視化ができない
– 質問/発言をするタイミングが分からない
– 画面共有してると、相手の顔が見えずに反応が分からない
などなど。細かい話はまだまだありますが、つまるところ、「ちゃんと深くディスカッションできない」という話になります。
解決策１：議論の可視化を行う
議事録を取らず議論の流れをメモせずに話を進めると、どうしても同じ話を何回もしたり、「あれさっきこの話しなかったっけ？」「あれ議論逆戻りしてない？」のようなことは起こりがちです。それはオンラインでもオフラインでも同じなんですが、オンラインでそういった「議論がぐちゃぐちゃになってしまう」ことを避けるためには、コラボレーションルールを活用するとよいです。
有名どころですと、「Googleスプレッドシート」や「GoogleDocs」などですね。
このように、
– 何の議題について記載する場所か
– 誰がどの項目を埋めるか
などを事前にフォーマット化しておくと、「さっき話したことと同じことを話してる…」というようなケースが無くなっていきます。
また、ホワイトボードツールの「miro」 やまだクローズドリリースではありますが「Strap」など、無料でも使える様々なツールもありますので、そういったものもぜひ活用してみてはいかがでしょうか？
解決策２：質問や発言をしやすくする
これは、ツールで解決というよりも「会議体のルール作り」で解決できる話です。オンラインだとどうしても自分が喋るタイミングが誰かと被ってしまったり、何となくの空気感を感じずらく「今喋っていいのかな？」なんて思うこともあります。
そこで、オンラインだからこそできる「非同期なコミュニケーション」を有効活用してみてはいかがでしょうか？
簡単にいえば「同期型コミュニケーション」はお互いがお互いの時間を共有してやりとりし、「非同期型コミュニケーション」はお互いが異なる時間でコミュニケーションを成立させるものになります。
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質問をしたいこと、何か発言をしたいことなど、そのタイミングですぐに話すと誰かと被ってしまい、話の流れを遮ってしまう可能性がある。そのため、質問や「このことについて意見があります」という事を、オンラインミーティングツール(ZoomやWhereby)のチャット機能を使ってポストし、会議体の司会やファシリテーションの人がその質問/意見を拾ってくれるのを待つ。
そうすることで、議論も比較的スムーズに進んでいきやすくなっていきますし、「発言しないまま１時間のミーティングを終えてしまった…」なんてことも減ります。
解決策３：二画面使って「相手の顔を見ながら画面共有」
じつは「画面共有してると、相手の顔が見えずに反応が分からない」というのが最近までの私の一番のオンラインミーティングにおける悩みでした。人に何かを説明するとき、相手の表情やしぐさを見ながら「あれ、あんまり伝わってない？」「お、すごい納得してくれてる」みたいな反応を感じて、話す内容を変えるケースです。
ですが、自分のPCで資料を映して画面共有すると、全然相手の顔が見えなくて困ってしまう。そこで、自分で持っているスマホやタブレットなど（もしPC２台あればPCでも）でもそのミーティングルームに参加しながら、そっちの画面では相手の表情を見る、もう片方で資料を投影する、という方法で画面共有すれば、相手の表情を見ながら説明ができたりします。
上記のようなテクニカルなTips含め、Steamsではオンラインで事業開発/共創を行うためのノウハウをたくさん保有しています。少しでも気になる方は、ぜひ、お問い合わせくださいませ。
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