“一人経理”がプロジェクトマネジメント力を身につけ、組織を動かす｜コア業務集中、残業削減

事実上の一人経理で人的リソースが不足。導入の決め手は「ディレクションまでやってくれること」

―御社の経理上の特徴と、『バーチャル経理アシスタント』導入前の課題を教えてください。

舘林：当社の収入の主な内訳は、サイトの広告収入とマーケティング支援を通じた収入です。経理として少しややこしいのが、クリエイターを活用したマーケティング支援でして、案件ごとに定額やレベニューシェアなど契約形態が異なるため、経費計上と報酬支払いの際には注意しなければいけません。

大塚：個人クリエイターの中には個人事業主として活動を始めたばかりの方も多くいらっしゃいます。その場合はクリエイターや、当社の担当者に源泉徴収の必要性から説明しなければいけません。事業拡大に応じて、これらの案件が増加していくことが負担になっていました。

―複雑な契約形態や、対ヒトの部分がネックになっていたのですね。そんな中で2020年5月に『バーチャル経理アシスタント』を導入された経緯を教えてください。

舘林：最大の理由は、経理の人的リソースの不足です。導入前の管理部門は責任者である私、経理担当者の大塚、そして営業事務が1名という体制でした。しかも私は主に経理以外の業務を担当していたため、実際の経理業務を行っていたのは大塚だけでした。そこで、リソース不足を補うためにアウトソーシングを導入することにしたのです。

大塚：経理業務が忙しくなる月末月初にはよく残業もしていました。ただ、仕事の負担よりも「私が病気になったら大変なことになる」という心理的な負担の方が大きかったですね。

―人的リソース不足への対処法としてスタッフの採用もできたと思いますが、なぜアウトソーシングを選択したのですか？

舘林：もちろんスタッフの採用も考えました。ですが当社の経理業務は変化のペースが早く、1名あたりの処理件数がどうしても多くなる傾向がありました。この環境に適応し、さらにほかのスタッフとのコミュニケーションから会計システムでの仕訳、現金出納までこなせる人材を直雇用で賄おうとすると、1名では追いつきません。そうであれば、フルスペックの個人を採用するのではなく、組織としてすべてに対応できるようになればいいと考え、アウトソーシングを選んだのです。

アウトソーシングはこれまで活用したことはありません。『バーチャル経理アシスタント』はGunosyの紹介で知りました。他社サービスとも比較しましたが、その際重視したのが「導入時のディレクションをやってくれるかどうか」です。人員が不足しているのに、アウトソーシング活用のための業務設計やディレクションでさらに余計な負荷がかかるとなると、導入の意味がありませんからね。

他社のサービスは時間制で、業務設計は導入企業が担う形式がほとんどでした。メリービズは初期設定やオンボーディングの際に、きっちりディレクションもすると約束してくれたので、それが決め手となって契約しました。

残業が減り、0.5人月削減。プロジェクトマネジメントの経験ができて担当者のキャリアにもプラスの影響

―サービス導入により、御社の業務にはどのような効果がありましたか？

大塚：残業時間が格段に減りました。以前は弊社が独自に定めている月の残業時間の上限を超えてしまい、アラートがでることがありましたが、導入後はアラートは殆どでていません。

また以前は月末月初は疲労から集中力を欠き、普段は決してしないようなケアレスミスをしていました。ですが今では、月末月初でも頭がクリアな状態を保てているので、ミスもあまりありません。

舘林：大塚はルーティン業務以外は手が回らない状況でしたが、2021年5月の『バーチャル経理アシスタント』の導入により、ほかの業務にも時間を割けるようになりました。負担軽減により、工数は0.5人月ほど削減できたと思います。

大塚：以前はルーティン業務だけで手一杯で、スタッフから相談があっても話を聞く余裕がありませんでした。でも今では、経理業務の効率化策を考えたり、スタッフから新規事業の相談を受けたり、会社のために動く時間が増えたと感じます。

―御社ならではのご苦労として、クリエイターや新入スタッフとのやりとりに手間がかかるというお話がありました。こちらについては改善されましたか？

大塚：はい！今までは現場からの１次申請は私が直接受けていたのですが、今は先にメリービズのリモートスタッフさんが対応してくれています。内容が間違っているものを弾いてくれるので、かなりストレスが軽減されました。差し戻しをするときにコメントをつけて戻してくれるので、経理面での研修にもなっています。スタッフも、私が間違いを指摘しても「またか」と真面目に取り合ってくれないことが多かったのですが、メリービズさんからの指摘はきちんと受け止めているようです（笑）。

―経理業務への向き合い方で、何か変化はありましたか？

大塚：一人経理あるあるだと思いますが、それまでは自分だけが分かればいいと自己流にやっていた部分が多々ありました。ところがメリービズさんに仕事を頼むにあたって、業務をきちんと定義づけする必要性が生じました。そのおかげで最近経理担当として入社した佐藤への業務引継ぎもスムーズに進んでいます。

あのまま自己流にやり続けていたら、佐藤も自己流にやることになっていたと思います。そうなる前に気づけて良かったですね。

舘林：メリービズさんと仕事をすることで、スタッフをマネジメントしながらチームとして成果を出す経験ができるので、プロジェクトマネジメントの素養も磨かれます。一人経理だとどうしてもこの部分の能力は育ちにくいので、良い機会になっています。

大塚には「自分ですべてやらない」「ちゃんと業務が回っているか確認する」という話をしているのですが、大塚の視座も上がってきて、今後のキャリアを考えるうえでもプラスになっていると感じます。

明確な判断軸で業務を切り分けてアウトソーシングを上手に活用。メリービズのリモートスタッフは“戦友”のような存在

―導入により個人や組織にもよい変化がでているようですが、アウトソーシングを上手に活用するために気をつけていることはありますか？

舘林：まず導入に際して、業務の切り分けについて「誰に聞いても答えが同じものは極力アウトソーシングする」「その人でなければ解けない課題、組織に対する解像度の高さで答えが変わるものは社内でやる」 という判断軸を決めました。これは現在も変わっていません。

アウトソーシングは確かに便利です。ただ一度外部に任せるとブラックボックス化し、社内に知見がなくなり、その業務を社内に戻せなくなってしまうのではないかという懸念があります。アウトソーシングのリスクとも言えます。

そのリスクを最小限におさえるために、コアバリューをしっかりと認識し、クリティカルな業務は絶対に外には出さないことを徹底しています。そこは責任者がすべきことです。大塚や佐藤が何の業務をやり、どの業務をメリービズさんに任せているのか、私がきちんと把握するように努めています。

―判断基準を作り、きちんと管理しているからこそ上手く活用できているのですね。実際に使っていて期待以上だと感じたことはありますか？

舘林：こういったアウトソーシングは「作業は減ったが、コミュニケーションコストがかなりかかる」というケースが少なくありません。ですがメリービスさんは、弊社とのコミュニケーション窓口を一本化していて、スタッフ間でも情報がきっちり共有されています。またスタッフ間の業務の引き継ぎ・指示も丁寧にされています。そのため、弊社とのコミュニケーションの齟齬は想定していたよりもかなり少ないですね。

大塚：お客様の口座情報が変わった際、それに気づかずに入金するとシステムに弾かれてしまうのですが、リモートスタッフさんは事前に気づいて「口座情報とマスターが一致していませんが、大丈夫ですか？」と注意喚起してくれるんです。しかも「組み戻しになると手数料がかかるので心配です」と手数料のことまで気にかけてくれて。経理業務の経験がないと、手数料のことまで気が回らないはずなので、さすがですね。

いつも助けてくれるので、私は勝手にメリービズのみなさんは「戦友」だと思っています（笑）。

佐藤：私はもともと他社で経理をやっていたのですが、アウトソーシングの活用は初めてでした。リモートスタッフさんが消費税の計算など細かいミスにも気づいて指摘してくれるので、本当にありがたいですね。

―今後メリービズをどのように活用していきますか？

舘林：管理組織の中の業務については、アウトソーシングの活用により最適化されてきています。一方で、管理組織にデータが行き着くまでの現場側の業務については、まだ最適とはいえない状態です。今後はこちらの改善にもチャレンジしていくつもりです。まず社内で整理ができたら、メリービズさんにもご協力いただければと思っています。

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メリービズは、あらゆる経理業務を企業毎にフルカスタマイズで代行するサービス『バーチャル経理アシスタント』を提供しています。海外含む全国1,000名以上のプロ経理人材が「経費精算」「請求書発行」「月次決算」「会計ソフト導入支援」「経理DX」のほか、「給与計算」「勤怠管理」などの関連業務まで幅広く対応することが可能です。「経理業務を全部まるごと頼みたい」「入金管理だけお願いしたい」「残業が増える月末だけ人を増やしたい」など、各社に合わせた業務内容とチーム編成をカスタマイズしてご提案することができます。スタートアップ企業をはじめ、中小・中堅企業から東証一部上場企業まで、様々な企業にご利用いただいています。